Актові записи цивільного стану — це документи, у яких фіксуються найважливіші події життя людини: народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені, встановлення батьківства, усиновлення чи смерть. Трапляються випадки, коли до цих документів необхідно внести уточнення, виправлення та інші зміни. Міністерство юстиції роз’яснює, як це зробити.
Порядок внесення змін до актових записів цивільного стану регулюється Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії, затвердженими наказом Мін’юсту від 12.01.2011.
Основні підстави для внесення змін
Підставою для внесення змін до актових записів цивільного стану, крім висновку відділу ДРАЦС або дипломатичного представництва (консульської установи) України в іншій державі, зокрема є:
– рішення суду про встановлення неправильності в актовому записі цивільного стану;
– рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння) або виключення відомостей про батька (матір дитини) з актового запису про народження;
– заява про визнання батьківства;
– постанова адміністративного суду;
– заява матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої дитини щодо внесення відомостей про батька дитини, якщо вони не зазначені відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України;
– заява дружини або чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища прізвища другого з подружжя;
– заява батьків про зміну прізвища малолітньої дитини у разі зміни прізвища одного з них;
– заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків (або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним чи безвісно відсутнім) та згода дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при державній реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків;
– актовий запис про зміну імені у випадках, передбачених законодавством;
– актовий запис про шлюб та розірвання шлюбу;
– рішення органу опіки та піклування, оформлене розпорядженням районної державної адміністрації чи рішенням виконавчого комітету про зміну прізвища малолітньої дитини.
Хто може подати заяву
Заяву про внесення змін можуть подати:
– особа, щодо якої складено актовий запис;
– один із батьків, опікун або піклувальник дитини;
– опікун недієздатної особи;
– спадкоємці померлого;
– представник органу опіки та піклування.
Подання нотаріально засвідченої заяви через представника допускається, якщо його повноваження нотаріально засвідчені.
Куди подавати заяву
Заяву можна подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС), через центр надання адміністративних послуг (ЦНАП) (у разі надання такої послуги) або до дипломатичного представництва (консульської установи) України за кордоном.
В умовах воєнного стану, запровадженого в Україні з 24 лютого 2022 року, заява про внесення змін до актового запису цивільного стану подається до будь-якого відділу ДРАЦС на підконтрольній українській владі території.
Необхідні документи
– Заява встановленої форми;
– Паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства;
– Свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану, у якому зазначені відомості, які підлягають зміні;
– Документи, що підтверджують підстави для внесення змін (рішення суду, рішення органу опіки тощо).
Документи іноземною мовою подаються з засвідченим перекладом. Якщо підставою є рішення суду, зміни вносяться лише після офіційного отримання його електронного примірника через взаємодію реєстрів.
Особливості для осіб з інвалідністю
Якщо заявником є людина з фізичними порушеннями, що унеможливлюють власноручне підписання ним заяви, вони можуть подаватися без проставлення таким заявником власного підпису. У такому випадку подання заяви про внесення змін відбувається у присутності свідка, залученого відповідним заявником.
Якщо заявником є особа з порушенням зору, посадовою особою органу державної реєстрації актів цивільного стану вголос зачитується текст заяви про анулювання актових записів цивільного стану.
Особа з порушеннями слуху та/або мовлення під час подання заяви про анулювання може залучати перекладача жестової мови, у тому числі в режимі онлайн.
Строк розгляду
Питання про внесення змін до актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців з дня подання відповідної заяви до відділу ДРАЦС.
За наявності поважних причин та за письмовим дозволом керівника відділу ДРАЦС цей строк може бути продовжено ще на три місяці.
Якщо актові записи, до яких необхідно внести зміни та на підставі яких вирішується питання щодо внесення змін, зберігаються у відділі за місцем звернення заявника, а також якщо зазначені в заяві відомості не потребують перевірки, питання про внесення змін до актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує п’ятнадцяти робочих днів.
Якщо відомості до актових записів цивільного стану були внесені недержавною мовою
У разі, якщо відомості актових записів цивільного стану були складені недержавною мовою, у даних Реєстру обов’язково зазначається мова, якою складено паперовий носій цих записів. До відомостей у Реєстрі таких актових записів посадовою особою відділу державної реєстрації актів цивільного стану може бути внесено зміни на підставі заяви фізичної особи, яка має право на отримання повторного свідоцтва, витягу з Реєстру та при пред’явленні паспорта з урахуванням його даних, викладених українською мовою.
Якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, зміни вносяться до Реєстру відділами ДРАЦС у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України. У разі якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі ДРАЦС, розташованому на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим та міста Севастополя, такі зміни вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.
