Сторони у справі можуть звертатись до суду з метою отримання матеріалів конкретної справи, яка перебуває на розгляді в суді або вже була розглянута. Для витребування справ потрібно подати письмовий запит або заяву до відповідного суду, у якому перебуває справа.
У 7ААС для оперативного отримання необхідних судових матеріалів та спрощення процесу витребування матеріалів судових справ було впроваджено розроблену Інформаційними судовими системами централізовану базу даних (ЦБД), яка забезпечує електронний доступ до судових документів.
ЦБД забезпечує єдиний простір для зберігання всіх судових даних, що дозволяє швидко отримувати доступ до необхідної інформації. Цей процес ґрунтується на використанні Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи (ЄСІКС), у складі якої є інформаційні та телекомунікаційні підсистеми (модулі). Вказані модулі забезпечують автоматизацію визначених законодавством та Положенням про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) ЄСІКС процесів діяльності судів, органів та установ у системі правосуддя, включаючи документообіг, автоматизований розподіл справ, обмін документами між судом та учасниками судового процесу, фіксування судового процесу та участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції, складання оперативної та аналітичної звітності, надання інформаційної допомоги суддям, а також автоматизацію процесів, які забезпечують фінансові, майнові, організаційні, кадрові, інформаційно-телекомунікаційні та інші потреби користувачів ЄСІКС.
Отже, система забезпечує обмін документами в електронній формі між судами, між судом та учасниками судового процесу, між учасниками судового процесу.
Як відбувається витребування справ через ЦБД:
- Уповноважені особи повинні мати доступ до ЦБД
- Після знаходження потрібної справи через інтерфейс системи можна надіслати запит на витребування матеріалів
- Запитувані матеріали надсилаються електронною поштою або надаються через захищені канали зв’язку, що забезпечує швидке отримання документів.
Для цього у стрічці закладки «Справи», до випадного меню кнопки «Додати», додано опцію «Витребувати з ЦБД». При натисканні на відповідну опцію відкривається форма «Витребування справ», яка надає можливість пошуку та витребування необхідної справи. Для того, щоб користувач мав змогу користуватись функціоналом витребуванням справи із ЦБД, він повинен мати право на дію з назвою «Витребування справ із ЦБД».
Використання ЦБД має ряд суттєвих переваг. Зокрема, є можливість ефективно управляти великими обсягами даних, забезпечувати швидкий доступ до інформації та покращувати якість судочинства, що сприяє покращенню роботи судової системи. Використання ЦБД оптимізує час: забезпечує швидкий доступ до необхідних матеріалів, дозволяє оперативно обробляти запити, зберігає ресурси: зменшуються витрат на пересилку документів. Також з допомогою ЦБД формуються статистичні звіти, адже база взаємодіє з іншими підсистемами ЄСІТС.
Отже, завдяки новітнім технологіям, суди можуть оперативно отримувати необхідні для розгляду апеляційних скарг матеріали з судів нижчих інстанцій, а сторони запитувані матеріали справи, що сприяє оптимізованому та ефективному правосуддю в Україні.
